Dukungan lifecycle TAS Padalarang

Overview

LTSA TAS Padalarang merupakan layanan pemeliharaan sarana dan prasarana Terminal Automation System (TAS) di Pertamina Bandung Group Fuel Terminal Padalarang. Layanan ini bertujuan untuk menjaga keandalan, ketersediaan, dan kontinuitas sistem TAS yang mendukung kegiatan distribusi dan penyaluran produk di Fuel Terminal Padalarang.

Ruang lingkup pekerjaan meliputi pemeliharaan dan troubleshooting pada software, hardware, sarana pendukung TAS, serta sarana komunikasi, di antaranya:

• Software Distribusi, meliputi FDM dan FD-Flow.

• Hardware TAS, meliputi TAS Server, PC FD-Flow, PC Gate Interface, dan Tapping Card/NFC Reader.

• Sarana dan fasilitas pendukung TAS, seperti printer surat jalan dan printer LI.

• Sarana komunikasi, meliputi Communication Card dan Fiber Optic.

Selain kegiatan maintenance dan troubleshooting, LTSA TAS Padalarang juga melaksanakan monthly visit sebagai bagian dari kegiatan pemeliharaan dan koordinasi rutin. Kegiatan tersebut dilakukan untuk berkoordinasi dengan tim lapangan serta supervisor teknik maupun distribusi Pertamina terkait kondisi sistem, kendala operasional, dan kebutuhan maintenance.

Pada kegiatan monthly visit juga dilakukan backup database pada server sebagai bagian dari upaya menjaga keamanan, ketersediaan, dan keberlangsungan data pada sistem TAS.

Dengan adanya kegiatan maintenance, troubleshooting, koordinasi rutin, dan backup database tersebut, LTSA TAS Padalarang berperan dalam menjaga agar sistem TAS dapat mendukung kelancaran dan keandalan proses distribusi/penyaluran produk, serta meminimalkan potensi gangguan yang dapat berdampak terhadap kegiatan operasional Fuel Terminal.

Challenges

• Proses koordinasi administrasi dan penagihan bulanan membutuhkan komunikasi dengan pihak Pertamina di Ujung Berung, sehingga diperlukan koordinasi dan follow-up secara berkala.

• Terdapat beberapa sarana pendukung di luar ruang lingkup kontrak TAS yang mengalami gangguan dan dapat berdampak terhadap operasional TAS. Kondisi tersebut terkadang menyebabkan kendala pada TAS dipersepsikan sebagai bagian dari tanggung jawab Tim LTSA TAS.

• Terdapat tantangan dalam menjaga batasan tanggung jawab dan scope pekerjaan LTSA, khususnya ketika terjadi permasalahan operasional atau indikasi ketidaksesuaian proses yang berkaitan dengan sistem TAS.

• Adanya risiko misinterpretasi terhadap fungsi dan akses sistem TAS, sehingga tim LTSA berpotensi dikaitkan dengan kejadian fraud yang sebenarnya perlu ditelusuri berdasarkan data, log sistem, serta kewenangan masing-masing pihak.

Solutions

• Melakukan follow-up administrasi dan penagihan secara berkala serta menjaga komunikasi dengan PIC Pertamina di Ujung Berung untuk mempercepat penyelesaian proses administrasi.

• Melakukan identifikasi dan dokumentasi sumber permasalahan dengan membedakan gangguan yang berasal dari sistem TAS dengan sarana pendukung di luar scope kontrak.

• Melakukan troubleshooting berdasarkan evidence, seperti hasil pengecekan hardware, software, database, konfigurasi, dan system log, sehingga setiap permasalahan dapat ditentukan berdasarkan data dan tidak hanya berdasarkan asumsi.

• Memperjelas scope of work, kewenangan, dan tanggung jawab LTSA melalui dokumentasi pekerjaan, berita acara, hasil pengecekan, serta laporan maintenance.

• Menjaga audit trail dan keamanan sistem, termasuk melakukan backup database secara rutin serta mendokumentasikan aktivitas maintenance dan perubahan konfigurasi yang dilakukan.

• Melakukan koordinasi dengan pihak terkait apabila ditemukan indikasi ketidaksesuaian atau aktivitas yang berpotensi menimbulkan fraud, sehingga investigasi dapat dilakukan berdasarkan data dan bukti yang tersedia.

Lesson Learned

• Dokumentasi yang lengkap sangat penting untuk membuktikan kondisi sistem, aktivitas maintenance, serta batasan tanggung jawab masing-masing pihak.

• Setiap gangguan harus dilakukan root cause analysis terlebih dahulu untuk memastikan apakah permasalahan berasal dari TAS, sarana pendukung, jaringan, atau faktor operasional.

• Scope pekerjaan dan kewenangan akses harus dipahami dengan jelas oleh seluruh pihak untuk menghindari kesalahpahaman terhadap tanggung jawab LTSA.

• Backup database dan pemeliharaan audit trail/log sistem merupakan hal penting untuk menjaga keamanan data sekaligus menyediakan evidence apabila terjadi permasalahan atau investigasi.

• Komunikasi yang rutin dengan tim lapangan dan supervisor membantu mempercepat identifikasi masalah serta mencegah permasalahan operasional berkembang menjadi isu yang lebih besar.